Załącznik do Zarządzenia nr 6/2015 Prezesa Zarządu Zakładu Gospodarki Lokalowej w Zamościu Sp. z o.o. z dnia 29 czerwca 2015 r.
R E G U L A M I N
WYSTAWIANIA I PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
ZAKŁADU GOSPODARKI LOKALOWEJ W ZAMOŚCIU SP. Z O.O.
- Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej jest ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).
- Zakład Gospodarki Lokalowej w Zamościu Sp. z o.o., zwana dalej Spółką, wystawia i przesyła faktury w formie elektronicznej gwarantując autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 roku (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
- Formatem faktury w formie elektronicznej jest PDF (Portable Document Format).
- Odbiorca usług pobierze i zainstaluje we własnym zakresie oprogramowanie do podglądu i wydruku przesłanej faktury (np.: „Adobe Acrobat Reader”).
- Odbiorca usług dokonuje akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej poprzez przesłanie lub osobiste dostarczenie do Spółki (adres: ul. Peowiaków 8, 22‑400 Zamość), wypełnionego i podpisanego formularza „Oświadczenie”. Formularz „Oświadczenie” dostępny jest w siedzibie Spółki (pok. nr 10) oraz na stronie internetowej zgl-zamosc.com.pl
- Formularz „Oświadczenie” powinien zawierać dane pozwalające zidentyfikować Odbiorcę usług oraz zostać poświadczony jego podpisem. Złożenie wypełnionego formularza „Oświadczenie” oznacza, że Odbiorca usług rezygnuje z otrzymywania faktur w formie papierowej.
- Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym Spółka otrzymała prawidłowo wypełniony formularz „Oświadczenie”, pod warunkiem, że podany przez Odbiorcę usług adres e-mail jest poprawny, a tym samym e-faktura będzie mogła zostać skutecznie doręczona.
- Odbiorca usług jest uprawniony do wycofania akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej. Wycofanie akceptacji przez Odbiorcę usług ma skutek od następnego dnia roboczego licząc od dnia złożenia pisemnego powiadomienia do Spółki.
- Wycofanie akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej przez Odbiorcę usług odbywa się w trybie określonym w pkt 5 poprzez formularz „Oświadczenie”.
- Faktura w formie elektronicznej będzie dostarczana do Odbiorcy usług z adresu e‑mail: …………………………………………………… za pośrednictwem poczty elektronicznej (pod warunkiem, że Spółka dysponuje poprawnym adresem poczty elektronicznej Odbiorcy usług).
- Odbiorca usług w sposób pisemny powiadamia Spółkę o zmianie adresu e-mail, na który mają być przesyłane faktury.
- W przypadku braku powiadomienia Spółki przez Odbiorcę usług o zmianie adresu e‑mail, korespondencję kierowaną na dotychczasowy adres uznaje się za skutecznie doręczoną.
- Spółka jest administratorem danych osobowych Odbiorcy usług, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 z póź. zm.). Dane osobowe Odbiorcy usług będą przetwarzane przez Spółkę w celu realizacji usługi, o której mowa w niniejszym Regulaminie. Odbiorcy usług przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych w siedzibie Spółki oraz prawo ich poprawiania na pisemny wniosek.
- W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.
- W przypadku zmiany przepisów prawa regulujących zasady wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej Spółka odpowiednio dostosuje swoje procedury. W takim przypadku ponowna akceptacja Odbiorcy usług nie jest wymagana.